Les entreprises cherchent constamment à améliorer leurs processus internes pour gagner en efficacité. La gestion électronique des documents (GED) est devenue un levier essentiel pour optimiser la gestion de l’information. Adopter une GED efficace ne se résume pas à numériser des fichiers ; il s’agit de mettre en place une stratégie structurée.
Une GED réussie repose sur plusieurs étapes clés. Identifier les besoins spécifiques de l’organisation, choisir les outils adaptés et former les employés sont des phases déterminantes. En suivant ces étapes, les entreprises peuvent non seulement réduire les coûts opérationnels, mais aussi améliorer la collaboration et la sécurité des informations.
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Plan de l'article
Les fondamentaux de la gestion électronique des documents
La gestion électronique des documents (GED) est un concept central pour toute organisation cherchant à optimiser ses processus internes. Elle permet de dématérialiser, organiser, stocker et partager des documents de manière sécurisée. En offrant la numérisation, la centralisation, l’automatisation et l’archivage des informations, la GED transforme la gestion documentaire en véritable levier de performance.
Les objectifs principaux
- Centraliser l’information
- Sécuriser les données
- Optimiser les processus
Une entreprise utilisant une solution GED doit s’assurer que son personnel est formé à son utilisation. Une formation adéquate garantit une adoption rapide et une utilisation efficace des outils mis à disposition. Les données, quant à elles, doivent être protégées par des mesures de sécurité et de confidentialité strictes.
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Les bénéfices d’une GED bien implémentée
La GED facilite l’accès aux informations, améliore la collaboration entre les équipes et automatise certaines tâches administratives. Une GED bien conçue doit être :
- Accessible
- Sécurisée
- Organisée
- Collaborative
- Automatisée
En déployant une solution GED, les entreprises peuvent non seulement répondre à leurs besoins de gestion documentaire, mais aussi se prémunir contre la perte d’informations et les incidents de sécurité. Une GED efficace est donc un atout indéniable pour la bonne marche d’une organisation.
Les étapes clés pour une mise en place réussie
Pour déployer une solution GED efficace, plusieurs étapes stratégiques doivent être respectées. Commencez par évaluer les besoins spécifiques de votre organisation. Cette analyse permettra de déterminer les fonctionnalités indispensables et d’identifier les processus à optimiser. Une fois cette évaluation réalisée, choisissez une solution GED adaptée à vos exigences.
Il est vivement conseillé de faire appel à des entreprises externes spécialisées qui peuvent accompagner votre entreprise dans cette transition. Ces experts possèdent l’expérience et les compétences nécessaires pour garantir une intégration sans heurts et une formation adéquate du personnel.
La sauvegarde régulière des données est une autre étape clé. Elle permet de prévenir la perte de données et de garantir une récupération rapide en cas d’incident. Établissez un plan de récupération des données incluant des technologies de sauvegardes avancées et des méthodes de restauration éprouvées.
Les étapes essentielles
- Évaluation des besoins
- Choix de la solution GED
- Formation du personnel
- Implémentation technique
- Sauvegardes régulières
- Plan de récupération des données
La mise en place d’une GED ne se termine jamais. Suivez de près les évolutions technologiques et adaptez votre solution pour répondre aux nouveaux défis. Un suivi régulier et des mises à jour fréquentes garantiront la pérennité et l’efficacité de votre gestion documentaire.
Les avantages d’une GED optimisée pour votre entreprise
Une gestion électronique des documents (GED) bien conçue offre une multitude d’avantages pour les entreprises, qu’elles soient de petite taille ou de grandes structures. La GED permet de gérer divers types de documents essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise : factures, contrats, bons de commande, devis, documents RH, dossiers juridiques, dossiers administratifs, plans, documents techniques, rapports et audits. En centralisant et en structurant ces éléments, les entreprises bénéficient d’un accès rapide aux informations et d’une collaboration améliorée.
Sécurité et confidentialité : La GED assure une protection optimale des données contre la perte et le piratage, une préoccupation majeure pour les entreprises. Près d’une entreprise sur deux (49 %) redoute de perdre ses données ou de se faire pirater, selon le Baromètre France Num 2024.
Collaboration et accès rapide : En facilitant l’accès aux informations et en automatisant certaines tâches administratives, la GED améliore la collaboration entre les équipes et optimise les processus internes. Cela se traduit par une réduction des erreurs et des gains de temps considérables.
Plateformes dédiées : Divers fournisseurs proposent des solutions adaptées aux besoins spécifiques des entreprises. Open Bee, par exemple, propose une solution GED dédiée aux TPE / PME, permettant de gérer l’ensemble des documents de manière sécurisée. Digidoc, spécialiste de la digitalisation et de la dématérialisation des processus métiers, offre une installation clé en main incluant formation et support technique. Dimo Software, Entropics, GedZilla et Oxodoc figurent aussi parmi les acteurs incontournables du marché, proposant des solutions innovantes pour une gestion documentaire optimisée et sans papier.
- Open Bee : solution GED pour TPE / PME
- Digidoc : digitalisation et dématérialisation des processus métiers
- Dimo Software : GMAO, CRM, gestion financière et dématérialisation
- Entropics : solutions simples et performantes pour la transition digitale
- GedZilla : gestion documentaire innovante sans papier
- Oxodoc : centralisation et structuration des documents d’entreprise
