Quelle est l’importance de la communication interne dans une entreprise ?
« On ne peut pas communiquer », nous a donné le philosophe et psychanalyste Paul Watzlawick l’un des cinq principes de sa théorie de la communication. Cela signifie que vous communiquez toujours sous une forme ou une autre dans la société humaine, même lorsque vous ne dites rien pour le moment. Cependant, il est très difficile de communiquer, ce qui entraîne des problèmes majeurs, notamment dans le monde du travail. La communication interne joue donc un rôle important dans les entreprises.
Communications internes
Le Gabler Business Dictionary comprend la communication interne « d’une part comme une fonction de gestion qui soutient votre organisation en matière de gestion de la communication et du comportement. D’autre part, la communication interne au niveau opérationnel signifie les outils de communication prévus (communication médiatique et personnelle).
En termes plus simples, la communication interne est tout ce qui est communiqué au sein» d’une entreprise. Il fait donc partie de la communication d’entreprise et a des points de contact avec la communication externe de temps en temps. Par exemple, lorsque les employés deviennent des ambassadeurs de la marque via des blogs ou de la publicité traditionnelle ou lorsque les publications de l’entreprise s’adressent à la fois aux clients et aux employés.
La communication interne s’effectue dans toutes les directions : de la direction aux employés, des employés à la direction et entre eux.
Le Flurfunk
En plus des formels contrôlés la communication interne informelle existe toujours. Cela inclut, par exemple, des conversations dans le café et des explications pour les collègues qui cherchent de l’aide.
Les employeurs craignent une forme particulière de cette communication informelle : le Flurfunk. Sa nourriture est constituée de rumeurs qui peuvent se propager dans toute l’entreprise et causer d’énormes dégâts. Cela peut être évité par une bonne communication interne formelle.
Importance et objectifs de la communication interne
La communication formelle au sein de l’entreprise a non seulement pour tâche de transporter des informations et d’éviter les commérages, mais reflète également la culture d’entreprise. La façon dont les gestionnaires traitent leurs employés exprime l’appréciation des individus et de leurs réalisations. Toute personne qui assure une communication ouverte renforce la motivation des employés et, par conséquent, la satisfaction des employés et fidélisation des employés.
Ces domaines font donc naturellement partie des objectifs . Les tâches de la communication interne en détail :
Informer
Plus l’entreprise est grande, plus il y a de possibilités d’informer les collègues ou les employés : sur les processus spécifiques, les changements à venir, les objectifs de l’entreprise, les chiffres d’affaires, les anniversaires, les campagnes marketing, la situation du marché et bien plus encore.
Augmenter la fidélité des employés
Si l’employeur communique toujours de manière équitable et transparente, les employés peuvent s’identifier beaucoup plus fortement à l’entreprise et y rester fidèles plus longtemps.
Établissez ou maintenez le dialogue
La communication n’est pas non plus unilatérale dans les entreprises. Les employés doivent être en mesure de poser des questions et de faire part de leurs commentaires.
Seul peu de choses suscite plus de mécontentement d’un point de vue opérationnel qu’une mesure dont personne n’en comprend le sens. C’est pourquoi il est important expliquer les décisions commerciales et les changements à venir, et éventuellement proposer des solutions pour des mesures drastiques.
Transfert de connaissances
Certains employés sont plus difficiles à remplacer que d’autres. Pour que les connaissances précieuses ne soient pas perdues, elles doivent être accessibles aux employés responsables.
L’envoi de chiffres positifs ou les remerciements pour leurs bonnes performances contribuent à maintenir la motivation des employés.
Les nouveaux employés sont introduits dans le monde du travail avec une communication appropriée et sont orientés afin de s’intégrer dans l’entreprise le plus rapidement possible.
Développez la confiance
Quiconque se sent bien informé acquiert une plus grande confiance en ses supérieurs, ce qui a un effet positif sur l’atmosphère de travail et la productivité. Les supérieurs jouent le rôle de modèle et vivent la culture d’entreprise souhaitée.
Conserver l’image Seuls des employés bien informés et valorisés peuvent également partager une image positive de l’entreprise avec le monde extérieur. Une communication transparente contribue donc indirectement au maintien d’une image positive.
Une grande partie de la communication répond à plusieurs objectifs. Ce qui est le cas dépend de qui communique avec qui sur quels sujets.
Qui communique quoi ?
Dans les très petites entreprises, dans la plupart des cas, tout le monde communiquera avec tout le monde, le directeur général s’adressera directement à tous les employés. Pour les grandes entreprises, il est nécessaire de contrôler la communication interne de manière ciblée. Il définit exactement qui communique via quels canaux et à quelles occasions.
La communication contrôlée ou formelle peut être essentiellement basée sur quatre divisions de l’entreprise :
Gestion
Pour les petites entreprises ou Dans un « top case », la direction communique avec l’ensemble du personnel, des services individuels ou des employés ou des cadres supérieurs.
Cadres supérieurs
Les chefs de service ou d’équipe communiquent avec leurs employés sous leur propre responsabilité ou selon les instructions de la direction. Les décisions qui y sont prises peuvent ainsi être communiquées au niveau opérationnel.
Département RH
Dans de nombreuses entreprises, le service des ressources humaines gère toutes les communications qui touchent son secteur, comme l’embauche de nouveaux employés.
Département de la communication
Le service Communication ou RP prend en charge la communication interne selon les spécifications précises de la direction. Il est donc judicieux de coordonner la communication interne et externe au niveau des interfaces.
Dans la plupart des moyennes et grandes entreprises les quatre domaines prendront en charge une partie de la communication interne contrôlée.
Obligation de communication
La loi sur la constitution du travail oblige les employeurs au paragraphe 81 à informer leurs employés dans des domaines spécifiques. Ils doivent expliquer leurs activités et l’ensemble du flux de travail aux employés et expliquer les mesures de la loi sur la santé et la sécurité au travail.
En outre, l’employeur doit informer les employés de tout changement qui affecte leur lieu de travail ou leurs processus. S’il n’y a pas de comité d’entreprise, l’employeur doit donner aux employés la possibilité de s’entretenir avec eux. Toutefois, cela ne s’applique qu’aux mesures susceptibles d’affecter la sécurité et la santé.
Les canaux de communication interne
Le nombre de chaînes possibles pour le la communication interne ne cesse de croître. Voici un aperçu des instruments, y compris les classiques et les nouvelles réalisations techniques.
Entretien personnel
Rien ne peut remplacer la forme de communication la plus directe. Que ce soit par téléphone ou encore mieux en face à face, la conversation en face à face offre la possibilité de répondre immédiatement à ce qui est dit et de poser des questions. Au cours d’une réunion ou d’un appel vidéo, les partenaires de conversation envoient et reçoivent également des signaux non verbaux.
Les conversations en face à face sont possibles entre tous les membres de l’entreprise à tout moment, de manière formelle et informelle. L’entretien avec les employés a un caractère officiel, dans lequel les questions personnelles, les réalisations et les objectifs ainsi que les souhaits peuvent être discutés.
Babillard
Faites une annonce. Aussi démodé que puisse paraître ce terme, certains ont également l’idée d’informer sur une planche qui est réellement accrochée au mur. Le point d’information officiel se trouve désormais souvent sur l’intranet. Un vrai babillard peut toujours avoir du sens. Du moins s’il est placé dans un endroit où tout le monde doit passer, comme la réception. Le babillard est adapté pour les informations qui nécessitent peu d’explications, telles que la date de la prochaine fête d’été.
Annonce
Cela ressemble à un motif d’appel et n’est certainement pas à l’ordre du jour dans les bureaux modernes. Cependant, cela peut très bien avoir du sens dans l’industrie manufacturière.
Intranet
L’intranet déjà mentionné est un réseau informatique fermé auquel seuls les membres de l’entreprise ont accès. Il s’agit d’un instrument multifonctionnel car il combine plusieurs instruments individuels différents. L’intranet offre de l’espace pour les informations, les fonctions de rétroaction et les outils pour le travail d’équipe, les publications des employés, les chats, les blogs, les forums de discussion et les wikis.
Wiki
Un wiki interne est principalement utilisé pour le transfert de connaissances. C’est là que les employés stockent les flux de processus et les informations de fond que tout le monde peut consulter et modifier. Le wiki peut exister sous la forme d’un site Web distinct ou d’une partie de l’intranet.
Le courrier électronique est un support fréquemment utilisé dans les grandes entreprises. Vous pouvez l’utiliser pour informer une ou plusieurs personnes de manière compréhensible et recevoir des commentaires. Il sert également de preuve de la date à laquelle les personnes ont été informées, des progrès réalisés par certaines discussions, peuvent être transmises, jointes et imprimées si nécessaire. Des messages particulièrement importants peuvent également être envoyés sous forme de lettres aux employés.
Bulletins d’information
Un bulletin d’information est traditionnellement également distribué par courrier électronique au format PDF. Il apparaît à intervalles réguliers et informe éventuellement l’ensemble du personnel, certains services ou seulement les cadres supérieurs des innovations, des résolutions et des délais.
Blog
En tant qu’instrument de communication interne, le blog fait généralement partie de l’intranet. Un blog accessible au public est également envisageable sur le site Web de l’entreprise, conçu à la fois pour les employés et les étrangers. Même un blog purement interne peut proposer des sujets individuels pour le travail de relations publiques. Les blogs sont donc l’une des interfaces entre la communication interne et externe.
Journal des employés
Le magazine ou magazine imprimé des employés est un outil polyvalent qui couvre divers domaines. Ici, l’entreprise peut fournir des informations détaillées sur ce qui doit être expliqué, expliquer des informations générales, apporter une contribution décisive à l’intégration et à la motivation des employés, et s’identifier à l’entreprise renforcer.
Les publications sont particulièrement bien accueillies par la main-d’œuvre, qui permet également aux employés d’avoir leur propre mot à dire ou d’imprimer leurs contributions. Cependant, la production d’un journal ou d’un magazine prend beaucoup de temps : recherche de sujets, recherche, entretiens, obtention de photos, rédaction ou commande d’articles et corrections finales.
Messager
Communication numérique en temps réel : les messagers tels que Microsoft Teams, Slack et autres peuvent le faire sur un PC ou en tant qu’application mobile. Les variantes Business offrent plus de fonctions que la simple échange d’informations.
Réunion
Que ce soit en cercle petit ou légèrement plus grand, « assembler » signifie se rencontrer en personne d’une part et chercher des solutions ensemble de l’autre. La réunion peut être très constructive car elle permet une communication directe entre plusieurs participants. Pour augmenter le rendement, un modérateur est une bonne idée de garder un œil sur le sujet d’origine et la chronologie. Si une réunion en face à face n’est pas possible, la visioconférence est une bonne alternative.
Réunion du personnel
Certains sujets ont une portée telle qu’une réunion plénière ou la réunion de certains départements sont nécessaires. Les restructurations, les licenciements opérationnels et les rachats sont des raisons sérieuses, par exemple. La direction communique cela dans un grand cercle et offre en même temps de la place pour Interrogations et discussions possibles.
Message vidéo
Les images animées attirent toujours l’attention. Au lieu d’un message texte épouvantable, une vidéo fonctionne très bien sur l’intranet. Par exemple, lorsqu’il s’agit de nouveaux produits pour le portefeuille, ils peuvent être présentés de manière attrayante et informative. Le patron peut prononcer des mots personnels avec la bonne intonation et les expressions faciales appropriées. Les collègues peuvent clairement expliquer le nouveau logiciel.
Il est important que la vidéo ait un aspect professionnel et touche le nerf du personnel. Une vidéo mal réalisée avec un superviseur non motivé ne recueille pas d’avantages et devrait être mieux loti.
Podcast audio
Il en va de même pour le message parlé que pour la vidéo : si elle est bien faite et séduit les employés, elle contribue de manière vivante au bon fonctionnement de la communication interne.
Communication interne en petit format
Bien sûr, une petite entreprise ne peut pas mettre en place la même communication fastidieuse qu’une entreprise, mais elle n’est pas obligée de le faire. Au contraire, il est même important de se concentrer sur quelques chaînes seulement. Lequel devrait être dépend de plusieurs facteurs :
Ressources
La question de savoir ce qui est possible face à une stratégie de communication sophistiquée est de savoir ce qui est possible au vu des ressources. Le plus bel intranet est inutile si personne n’a le temps de s’en occuper en conséquence. Un magazine d’employés contourne son objectif réel lorsque autant d’employés lisent le journal que de personnes impliquées dans sa production.
Il est donc nécessaire de préciser à l’avance quels moyens et quels efforts peuvent être utilisés pour sécuriser la communication interne. Même avec des hiérarchies plates, quelqu’un qui veille au respect des normes qu’ils se sont fixées devrait être responsable.
Un groupe de réflexion de trois personnes, par exemple, n’a pas besoin de trop réfléchir à la façon dont les participants communiquent entre eux. Ils se parlent simplement entre eux et s’assoient à une table lorsqu’ils ont besoin d’éclaircissements. Mais même ici, le transfert de connaissances joue un rôle. Il doit donc y avoir au moins un stockage de fichiers partagé entreprise dans lequel les processus, les décisions et autres éléments fondamentaux importants sont documentés.
Plus d’employés, surtout s’ils travaillent géographiquement séparément les uns des autres, d’autres canaux de communication sont nécessaires. Comment atteindre tous les employés, comment atteindrez-vous certaines parties d’entre eux ? Comment les employés peuvent-ils entrer en contact avec la direction ? Des itinéraires spécifiques devraient-ils être prescrits ?
Si tous les membres de l’entreprise disposent d’un poste de travail informatique, la communication numérique, par exemple par courrier électronique, est très probable. Cela peut être Partagez des idées, déclenquez des discussions, donnez des instructions officielles et envoyez régulièrement des bulletins d’information.
Type d’entreprise
Une agence de marketing a des exigences différentes en matière de communication interne qu’une entreprise de coiffure. Bien que la conversation directe soit prédominante dans ce dernier cas, les agences utilisent généralement les outils les plus modernes. Parce que quiconque traite de la communication en tant que contenu commercial doit naturellement être à jour.
Les entreprises de communication courent parfois le risque d’utiliser trop de canaux en même temps. Tous les messagers n’ont pas de sens, mais peuvent détourner l’attention du travail réel. La direction devrait limiter le large éventail de canaux à quelques moyens de communication principaux.
D’autres entreprises, en revanche, pourraient se permettre d’élargir leurs canaux. La plupart du temps, ce sont des entreprises plutôt conservatrices qui s’entendent bien avec le téléphone et la lettre. En interne Aujourd’hui, la communication ne signifie plus seulement que le patron donne des instructions, le chemin doit être ouvert dans les deux sens. En outre, la motivation des employés peut être augmentée via d’autres canaux.
Groupes cibles
Qui doit communiquer exactement ? Pour une entreprise de dix employés, dont chacun dispose d’un bureau avec un PC, la question semble étrange. C’est tout à fait logique pour une entreprise de production et de service sur le terrain. Bien que le personnel de bureau soit facilement accessible par e-mail, il est préférable de contacter les employés en atelier ou en déplacement via une application mobile.
Il s’agit donc de définir quels secteurs de l’entreprise sont dotés de quels outils de communication. Pour les échanges qui n’affectent que certains services, ils peuvent avoir leurs propres canaux. Les résolutions pour l’ensemble de l’entreprise doivent, bien sûr, être librement accessibles à tous.
Introduction de nouveaux canaux de communication
La startup avec ses jeunes employés connaît de toute façon les outils modernes et les utilise simplement en cas de besoin. Pour les entreprises dont la main-d’œuvre est mixte, l’utilisation de nouveaux canaux doit être bien préparée. Ce n’est pas tout le monde, surtout avec une main-d’œuvre légèrement plus âgée, qui fait face au changement.
Si la direction, par exemple, trouve utile un messager particulier, elle doit prendre soin de convaincre les employés non technophiles de l’utiliser. Le nouvel outil est donc annoncé avec tous ses avantages dans l’un des canaux de communication précédemment courants. Une description détaillée de l’application facilite le démarrage des personnes inexpérimentées. Il peut également être nécessaire d’organiser un petit séminaire d’introduction. Au moins une personne de contact devrait être disponible pour les questions ou problèmes à venir — et la direction elle-même devrait être un modèle pour le nouveau utiliser un instrument.
